O que é arquivo?

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É o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo ou organização, decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por seus sucessores para efeito futuro.

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O que é documento?

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É todo material recebido ou produzido por um governo ou organização no decorrer de suas atividades, e que se constitui elemento de prova ou de informação. Ele é arquivado e conservado para futuros saberes. Um documento de arquivo também pode ser aquele produzido ou recebido por pessoa física, no decorrer de sua existência.

 

Métodos de arquivamento.

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São diferentes maneiras utilizadas para colocar documentos em ordem em um arquivo.

Os métodos mais comuns e mais utilizados são: alfabético e alfanumérico, cada um com suas particularidades.

 

Método alfabético.

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O principal elemento a ser considerado para a organização dos documentos e sua posterior localização é o nome. Este método é muito utilizado e apresenta como vantagem por ser fácil e rápido.

 

Método alfanumérico.

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Como o próprio nome já diz, é aquele em que os documentos são ordenados por números. O método numérico é adotado quando uma organização é feita pelo número do documento ou da pasta em que este foi arquivado, é também utilizado na organização de prontuários médicos, pastas e processos.

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Vídeo: arquivar - organização e gestão de documentos.